作位外贸业务新人，我们首先需要了解，在 贸易进出口业务中，需要做什么。
贸易专业的外贸新人，对于基础理论知识，他们了解,但真正涉及到实际操作,就不一定能行，毕竟理论和实际还是有差距的。
非 贸易专业的外贸新人，等到了解完所有基础理论，才去做外贸，估计耐心也用得差不多了。
所以，我这里，简单列出了外贸业务的一般操作流程,并附上相关文件模板，方便更好地理解。注意事项我特意用黑体标注。
1.市场调研：收集客户的信息。
需要搞明白以下几个问题：
谁是我们的现有客户？
潜在客户是谁？
我们潜在客户需要的是什么样的服务？
他们为什么要买？
市场调研，总的来讲包含三个部分： 和地区的信息、海外市场信息和海外客户信息。
现在的业务员，很多时候把这步给省了。开发信群发，漫天飞，犹如大海捞针。管它是鱼是虾，先抓上来再说。
我看过很多文笔优美的英文开发信,也有以下这种简洁,一目了然，更容易勾起客户的兴趣 :主题、内容简短，配上相关图片。开发信带附件，容易被当成垃圾邮件拦截或者列入黑名单。
2。寻找客户：在市场调研做完后，我们需要判断出哪些市场是适合我们自己产品的，把这些市场定为目标市场。
在目标市场上，寻找我们的潜在客户及目标客户，并与他们建立业务关系。
这些客户怎么寻找？可以通过朋友介绍，社交网络（脸书,推特和领英等），搜索软件推广，媒体广告，展销会和其他网络平台等方式。
在社交平台，定时更新自己的动态，巧妙添加产品，增加曝光量，主动添加适合自己资料的好友。邀请参加展会，或者引流到独立站，完成客户转化。
社交营销,请注意平台操作规则。操作过于频繁,将容易引起封号或者登陆限制。
3。建立业务关系：当我们找到目标客户后，尽力和他们建立业务关系。
种是业务代表提前预约，登门拜访。
第二种方式，通过互联网，与客户取得联系。常用邮件，电话，社交软件等工具。
第二种方式，既便宜又高效，我们首推第二种。
4。报价：建立业务关系后，我们把产品推销给客户，客户会向我们要报价（Inquiry)。
而出口商需要报价给客户（offer)。这阶段总的分成4个部分：客户询价，出口商报价，双方议价接受，签订合同，列名条款。
以下为报价模板参考(备注下的条款,根据每个公司的情况而定)
5。签订合同：客户在确认订单前，通常需要工厂，根据他的订单数量，让出口商发送形式 (Proforma Invoice)，简称PI。
形式 内容包含：产品规格，颜色，材料，价格，数量，包装方式，运输贸易方式，付款方式，发货时间等条款。
有的客户，有自己的合同格式。收到合同确认件后，我们需要对照条款，仔细检查，是否超出之前的谈判范围，或者遗漏。如果有的话，需要提醒客人做修改。
以下为PI模板。(备注下的条款，根据各公司的实际情况做改变）
6。合同履行：合同签订后，下一步是履行合同。
按照合同约定，客户支付定金或者开出信用证。出口商安排生产，按照客户要求保证品质、数量、包装，规格等没问题，按时交货。
这一步，需要业务员或者业务跟单员及时跟进进度，把客户对产品的要求，一点不漏的传达给生产和品质部门，确保信息无遗漏，以免出错。
组建 群，是公司现在很快捷的信息传达方式。
以下为业务部下发订单生产表格，分发到生产及其他各部门知悉，跟进。
7。商品检验：根据有关法律，特殊商品必须进行出口发货前的检验。
或根据合同和信用证要求，产品需要出货前验货。验货没问题后，才可以安排发货。
具体检验标准，由哪家公司检验，客户在合同或者信用证里面都会有要求。
出口商，对照产品资料及相关测试要求，或者准备相关测试证书，保证检验通过。
商品检验没问题，通常验货公司会出具OK验货报告。报告格式，每个公司不一样，但一定不离下面这个意思。
“We hereby confirm that the goods shipped from ABC company is quality approved for export "（我们确认某公司这批货物的品质，符合出口要求）。
"We hereby confirm that the goods shipped from ABC company is quality approved for export".
8。发货：安排什么样的物流方式，根据贸易方式来定。
如果是EXW(出厂价）/FOB（离岸价），由客户指定货代来安排 物流。
如果CIF（目的港价）、DDP（门到门），由出口商安排 物流到国外指定仓库和地址。
根据产品特性，确定发货方式。通常大而重的货物，选择海运和陆运方式比较多。
轻而小的货物，选择空运方式。总之，找到 一种适合产品的更实惠的发货方式。
发货前需要先订仓，根据自己的生产完成时间，来确定船期，但此船期必须在客户要求的发货时间内。船期确定，我们会收到订仓确认（S/O).
对于FOB贸易方式，客户制定的出货时间，通常是船开的时间。
我们必须提前制定好规划，将生产完成时间，比规定时间，提前至少一个礼拜，以确保可以匹配到合适的船期。
以下为Maersk马士基船公司S/O上面的主要内容，供参考。
9。投保： 物流是一个漫长的过程。为了确保不受损失，在物流这块，需要买保险。
EXW(出厂价）/FOB（离岸价）贸易方式的订单，保险由客户来安排。
而对于CIF（目的港价）、DDP（门到门）等贸易方式，保险由出口方来负责。该保险通常要求在船开前2天，就要安排。
10。货物装运：在产品品质没问题，船期确定后，安排装运。
一般在装运单S/O上的结关(closing)前2天安排装运，预留足够时间，完成出口手续商检清关。
按照S/O上的时间，及时提交补料（SI )和重量资料(VGM)，保证货柜顺利上船。
11.交单文件：单证对于客户进口方，非常重要。
单证通常包括 (Invoice)，装箱单(Packing list)，提单(Bill of Lading)，产地证(C/O)等。
根据合同和信用证要求，可能还有其他验货报告，船证，文件传达报告等。
按照合同条款，我们需要将文件准备齐全，才能收到货款或者信用证款额。
如果信用证(L/C,D/P)付款，单证提交给银行。其他付款方式下，正本单证文件需要在款额到账后，才能将文件快递给客户。
提单正本文件的转移，意味着货权的转移。这点需要特别注意。
以下为几种常用交单文件模板，给大家参考。
A.产地证（普惠制叫FORM A,一般产地证C/O，不同 需要不同的产地证，网上一搜就知道，以下模板为一般产地证C/O，两种内容模板差不了多少)
B.Invoice(商业 ）：
C,提单补料（每个船公司有固定的提单格式）
D.装箱单：
注意：同一套文件中，所有文件中包含的总重量，总立方数，总数量，总件数，收货人（除信用证对提单收货人有特别要求外）， 号码等都必须保持一致。
出现不一致，将导致不符，银行审单不通过，无法收款；或者导致目的地清关遇阻，客户受损。如发现问题，需要及时更正。
12。收款：客户或者银行确认单证没问题后，将会安排付款。付款方式通常有电汇T/T,付款交单（D/P),信用证（L/C)等方式。
非银行交单，确保款额到账后，才能安排单证，快递给客户。银行水单，有时候也可以是假的。这点需要注意。
13。售后服务：在客户收到货后，如果产品出现问题，或者因为出口商,没有按照合同保证品质，导致客户在目的地市场，出现投诉、索赔等情况，客户会找出口商来解决。
业务员对待售后问题，需要慎重处理。在这块处理的好坏，通常直接影响到客户后续的合作。
碰到问题,首先从业务员自己这方面来调查,是否有资料和信息沟通方面的错误。如果可以解决，不影响公司利益的情况下，尽快回复客户解决方案。
如果比较严重的售后问题，需要尽快反映给公司，调查了解情况，并尽快给出补偿方案，反映给客户，争取征得客户的同意和谅解。
14。退税： 为了鼓励出口，增强商品在 市场的竞争力，提供不同类型产品、不同费率的退税。出口退税率，从5%到17%不等。
企业必须是一般纳税人，才可以享有该权利。很多中小企业，公司没有专业的报关和财务人员，委托专业的退税 服务机构，支付服务费来完成。
一些传统行业，或者技术含量不高的行业，利润可能主要来自退税。
以上流程中，业务员对于出口报关、退税这块，用不着很专业。
业务员的主要精力，应该放在业务开发和客户维护这块。后面这些流程，可以交给业务跟单员或者单证船务员来做。
很多企业,外贸业务员并没有配助理，除了报关和退税这块接触少点，其他流程，基本都需要自己处理。
外贸业务，很多是大额交易。前面的业务开发部分，很重要；后面的操作流程，同样重要。如果疏忽，同样会造成公司利益受损，客户流失， 后影响到业绩。
对内对外都要应付，优秀的外贸业务代表，即是一位业务谈判高手，又是一位内部协调高手，所承受的压力，可想而知。
一份耕耘，一份收获。
掌握了诀窍，摸清了门路，作好了规划，我相信，梦想是可以实现的。
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